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安徽綠海商務職業學院辦公室各崗位工作標準
發布時間:2016-01-26 16:36:56已瀏覽

    一、主任崗位工作標準
    1.1文件辦理
    1.1.1收到機要秘書提交的收文后半個工作日內完成擬辦,簽署擬辦意見后交機要秘書辦理。
    1.1.2收到部門起草的院發文件后1個工作日內(超過2000字的重要文件在3個工作日內)完成審核,簽署審批意見后交擬文單位按程序辦理有關手續。力求文件規范、準確、精練,差錯率不超過3%。
    1.1.3根據工作需要,按時組織完成學院工作計劃、總結、報告等重要文件的起草、校核和印發。
    1.1.3按照文件辦理標準和文件控制程序要求,指導并控制學院文件的運行。
    1.2會議準備、落實
    1.2.1接到領導下達的會議通知后,在半個工作日內完成會議通知;臨時會議即知即告;重要會議至少在會議召開前半個工作日內完成相應會議準備。
    1.2.2學院重要會議(董事會及院黨政領導聯席會議、院務會議)召開后2個工作日內完成會議紀要交領導審批后印發。
    1.3院務公開
    學院的重大決策、重要事項以及重要活動安排等,除需要保密的,應及時組織在院務公開欄、校園網上公開。
    1.4接待
    接到接待任務后,應按照學院的接待規定和領導的要求,作出接待安排,并與有關部門協調好相關工作,保證接待工作熱情、周到、有序。
    1.5協調、督辦
    需由幾個部門共同完成的工作任務,應根據院領導的意見,組織各相關部門協商明確工作任務、工作進程和工作要求,定期組織檢查,按期高質量地完成工作任務。
    對重要工作任務,要按照工作要求,對承擔工作任務的單位或部門的工作進程進行跟蹤,掌握工作進展情況,協調矛盾,反映或協助解決困難,敦促按期高質量地完成相關的工作任務,并將工作完成情況及時反饋給有關院領導。
    1.6調研
    要根據學院的中心工作,經常深入基層,了解和掌握基層單位、部門和師生員工的工作情況和思想狀況,發現問題,總結經驗,提出建議,為領導決策提供依據。
    1.7內部管理
    1.7.1嚴格遵守學院的各項規章制度,按章辦事,按規程辦事,堅持原則,不徇私情。
    1.7.2嚴于律己,率先垂范,要求群眾做到的,必須首先自己做到;要求群眾不做的,首先自己堅決不做。
    1.7.3按照職責范圍,對分管的具體工作、部門和人員全面負責,對工作情況及時溝通協調,保持整體工作的協調發展。
    1.7.4關心職工,了解掌握職工的思想狀況,做好一人一事的思想政治工作,幫助他們解決實際困難,創造和諧的人文環境和良好的工作環境,凝聚全體干部群眾的力量,形成一個富有朝氣和活力的堅強團隊。
    1.7.5加強政治學習和業務學習,不斷提高政策水平、思想水平和業務水平。
    二、機要秘書崗位工作標準
    2.1收文(含傳真、電報、電話)
    2.1.1收文后1個工作日內完成登記并提交主任擬辦。急件即收即辦。
    2.1.2收文登記應將文件名稱、發文單位、發文號、收文時間等內容詳細登記,不得遺漏。
    2.1.3收文經主任擬辦后即呈送有關領導閱示,領導閱示后,及時收回,并根據領導閱示意見分別送相關領導或部門領導閱辦,領導閱辦后及時收回保存。
    2.1.4收文傳閱應堅持橫傳,不得直傳。每次收、送文件均應對文件數量進行清點,不準遺失。
    2.1.5收文經領導閱批后,如有需辦理的事項,應督促相關部門和人員及時辦結。
    2.1.6年末,應對收文進行歸類整理后移交檔案室存檔。
    2.1.7接到上級有關部門的電話,應對來電單位、部門名稱、來電時間,來電內容,囑辦事項等內容詳細記錄,提交主任擬辦。
    2.2發文
    2.2.1院發文件經審核、簽發、印制后,加蓋印章前,應對文件進行檢查,主要檢查會簽、簽發、文號等是否齊備,原稿與打印稿是否一致,文件內容是否準確,確認無誤后,再加蓋印章。
    2.2.2文件加蓋印章,必須準確、規范。
    2.2.3存檔文件應含原件,年末分類整理后移交檔案室存檔。
    三、行政秘書崗位工作標準
    3.3會議
    3.3.1接到會議通知后,應及時通知與會人員,告知會議內容、時間、地點及會議要求等。
    3.3.2參加會議,做好簽到,會簽將人員出席情況報告會議主持人。
    3.3.3參加會議,做好記錄,記錄對審議過程及決定事項,應保持準確、完整。
    3.3.4有關重要會議,會議應寫出會議紀要,送有關領導簽發后印發。
    3.3.5要了解、掌握有關單位、部門對會議決定事項的落實、執行和完成情況并報告主任,加強督查。
    3.4介紹信、證明件的開具
    3.4.1開具介紹信、證明件須與事實相符,嚴禁開具虛假介紹信或證明;原則上不準開具空白介紹信、證明件,確因工作需要,須經使用人主管院領導審批后方可使用。
    3.4.2學生開具介紹信、證明件須有所在系提供的書面證明材料,方可辦理。
    3.4.3開具的介紹信、證明件須經主任審核后再加蓋印章。
    3.4.4開具的介紹信、證明件須有編號并加蓋騎縫章。
    3.4.5對因工作需要由各部門使用的專用介紹信、證明件,應登記領取,用完后應交回存根保存備查。
    3.5物資管理
    3.5.1根據工作需要,提出辦公用品、儀器設備等的購置計劃,經審批后,統一采購或領用。
    3.5.2公用物品應登記造冊,使用時應由使用人填寫使用單,經主任審批后發放。管理的物品應做到帳物相符。
    3.5.3對庫存物品應定期進行檢查,防止變質損壞。
    3.6接待
    3.6.1接待來人來訪,應熱情、禮貌,能辦理的事要即事即辦,不能即辦的要說明原因,告知辦理的程序和要求,不屬于本室職責的要說明具體的辦理單位、部門,并主動進行聯系。
    3.6.2重要接待任務,應首先了解、掌握來訪的具體時間、人員情況及來訪要求,協助主任做出具體安排并落實。
    3.6.3來訪人員到校后,應對來訪人員進行登記,作為資料予以保存。
    3.7管理要求
    3.7.1未經批準,不得私自容留與辦公無關人員滯留辦公室。
    3.7.2機密文件、印章等重要物品,應妥善保管,不得隨意防止,避免泄露或遺失。
    3.7.3未經批準,不得私自外借或容許他人查閱文件和使用辦公室儀器設備、用品、物品。
    3.7.4嚴格按照操作規程操作儀器、設備,如屬違規操作造成的損壞,將追究當事人責任并由當事人承擔相應的經濟損失。
    3.7.5如發現儀器、設備出現故障,應及時報告,由專業人員進行維修,不得私自拆卸。
    3.7.6每天下班前,應對電源、水暖設施、門窗進行檢查,無異常后鎖門離開。
    工作期間,不得脫崗、竄崗,不得從事與工作性質無關的活動。
    3.7.7樹立節約意識,不浪費水電和其他消耗品。
    3.7.8舉止文明,著裝得體,接待來人或接聽電話,應熱情、耐心、周到,不得冷漠、蠻橫和推委。
    3.7.9加強業務學習,提高業務能力,適應業務發展需要。
    四、 文字秘書崗位工作標準
    4.1發文
    4.1.1擬稿。起草以學院名義印發的文件,做到符合黨和國家的政策、符合學院的客觀實際,事由表述清楚,語言精練,符合公文規范,并按規定期限及時完成。
    4.1.2審核。對各單位、部門起草的院發文件進行初審,應從標題、內容、語法、詞句、標點、主題詞、格式等方面進行全面的檢查,力求規范、準確、精練,初審后及時交主任復審。
    4.1.3登記。學院文件均需登記并統一編號,登記編號時應審查會簽、簽發手續是否完備,原稿是否完整,附件是否齊備,檢查無誤后編寫文號,交付印制。
    4.1.4校對。文件出清樣后,應對清樣進行認真校對,重點檢查文號、標題、主送、抄送單位、日期、主題詞及文字等內容,檢查無誤后正式印制。
    4.1.5文件差錯率不得超過1%。文件從簽發到印發不超過1個工作日。
    4.2大事記
    4.2.1學院發生的重大事項,包括重大慶典、重要會議、重大活動、重要人物的來訪、重要學術活動、重大改革舉措、重要競賽或比賽情況及獲獎情況等,均應記入《大事記》。
    4.2.2《大事記》應對事件的時間、地點、人物、活動過程、結果等要素做出準確、完整、簡練的記錄。
    4.2.3《大事記》除有文字記錄外,應注意收集相關的音像材料,并用電子文檔的形式保留。
    4.2.4《大事記》隨時記載,每學期整理、編輯一次。
    4.3工作簡報、學院年鑒
    4.3.1每月編寫一期工作簡報。
    4.3.2每月收集各單位的工作總結并歸檔,為編寫工作簡報準備素材。
    4.3.3工作簡報要概要反映學院階段性工作的主要情況,經領導審定后按時下發。
    4.3.4每年編寫1500字左右的學院年鑒,經領導審定后報教育廳。
    4.3統計
    4.4.1每學期按照學院的客觀實際,進行一次學院基本情況的數據統計,力求客觀、準確,經院領導審批后,印發學院各職能部門,作為學院的統一口徑。
    4.4.2采集的統計數據,應經提供數據人員及所在部門負責人簽字,確保數據可靠、準確。
    4.4.3以學院名義編制、上報各類統計報表,應力求口徑一致、連貫,數據準確,經領導審核后報送。
    4.4.4部門報送的各類統計報表,報送前應嚴格審核,無誤后報出。
    五、檔案管理員崗位工作標準
    5.1檔案管理
    5.1.1熟悉遵守國家《檔案法》、《保密法》、教育部《普通高等學校檔案管理辦法》和學院的《檔案管理辦法》,按照學院的《檔案實體分類與工作規范》的要求和標準收集、整理、建立和管理學院檔案。
    5.1.2要按照學院的辦學實際,將應納入檔案管理的重要文件、材料、記錄均應有完整、準確、系統的保存,不得有遺漏。
    5.1.3嚴格按照《學院檔案管理辦法》規定的檔案收繳時限,及時完成各類檔案的收繳,并填寫完整的檔案移交記錄。對逾期不上繳檔案的單位和部門,應及時報告辦公室分管主任進行協調敦促。
    5.1.4每年年末應對檔案的收進、移出、全宗和案卷數量、檔案的利用情況進行全面統計并作出記錄。
    5.1.5查閱檔案須在檔案室內進行。查閱秘密檔案和涉及保密的科研技術檔案,或確因工作需要借出檔案,須經有關領導或主管審批,并作出詳細記錄。
    5.1.6每月應對室內檔案進行一次抽檢(抽樣率不低于5%),主要檢查有無霉變、蟲咬、濕度、溫度等情況,發現問題,及時處理。
    5.1.7節假日期間,應將門窗、重要檔案柜加貼封條,并保持每天對檔案室檢查一次。
    六、收發工作標準
    6.1收發工作
    6.1.1收發應及時。報刊、普通信件應在收件后2小時內,完成分發,準確投入到相應的信箱;機要件應在30分鐘內送達收件單位;特快專遞件或匯款,應在30分鐘內電話通知收件單位或個人(學生匯款應在30分鐘內予以告示)。
    6.1.2收發應準確,差錯率不超過5‰。應嚴格按照報刊的征定單記錄和信件的收件人油箱、姓名分發投遞,對地址、姓名不詳、有誤或郵局錯投的信件,應及時退回郵局,并填寫退回單備查;對東西區之間的誤投件,能明確判別的,應通知收件單位或收件人直接領取,或直接轉移到收件單位或收件人所在的收發室,無法判別的,則填寫改投單退回郵局。
    6.1.3分發機要件和匯款、包裹單,須由收件人直接領取,并對收件人的身份證件進行驗證,由收件人簽字登記后領取。確有原因,收件人無法直接領取委托他人領取的,應有收件人的委托證明,并由代領人簽字登記后方可領取。收發員不得擅自委托他人代領。
    6.1.4對于郵局漏投的報刊,接到顧客投訴后應及時向郵局溝通反映,并將有關信息及時反饋給顧客。
    6.1.5對各單位、部門郵寄的大宗函件,寄發單位應提供詳細的寄發清單,由收發員集中到郵局辦理,并憑寄發清單和郵局收據辦理報銷手續。
    6.1.6每年年末,應按照郵局的征訂要求和期限,及時完成職工報刊的征訂工作,并保留好征訂記錄。

 


 

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